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浅谈如何做好新形势下企业办公室工作

文:海得机电  来源:网上收集   2015-08-03 15:38:20 | 阅读:
 

摘 要:办公室工作是企业决策的参谋部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部,是企业的“中枢”、“耳目”和“窗口”,因此,做好企业办公室工作,对于提高企业工作效率具有十分重要的意义。如何搞好企业办公室工作,作为一名从事办公室工作的负责人,本人感受颇深,以期抛砖引玉,为共同搞好办公室的工作,为企业的改革发展和基层单位提供更好的服务。作者就结合淮北勘探工程公司办公室管理工作实际谈些体会:

 

  关键词:企业 办公室 接待工作

 

  一、做好办公室工作,需要仔细研究办公室的各项职能

 

  办公室是一个企业不可缺少的重要部门,之所以重要是因为办公室具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询、信访等多项职能。这些职能发挥得好坏,对企业及其他部门的全局工作有着直接的、重要的影响。管理服务职能是办公室工作的重要组成部分。其内容主要包括以下几个方面:一是公文管理,即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜;二是事务管理,如会议的安排,会场的布置,接待上级和兄弟单位的来人,办公室的值班、保卫、通讯联系,单位的办公环境管理等;三是信息处理,即利用计算机网络等各种现代化手段,为办公自动化服务;四是搞好服务,即为保证部门的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的服务。根据办公室实际工作的要求,办公室应有一批政治素质与业务素质都过硬的队伍。办公室人员要不断学习,提高自身素质,这样才能适应新形势下办公室工作的需要。

 

  二、如何履行办公室工作的各项职能

 

  要履行好办公室工作的各项职能,应做到“一实”、“一快”、“一博”、“两勤”、“三心”。“一实”,即求实。办公室工作,无论是办文,还是办事,都要从实际出发,实事求是。就是工作人员作风要踏实,不弄虚作假,不可无中生有,不能搞形式主义,不做表面文章,自觉实事求是。“一快”,即办事要快捷利索,好中要快,快中求好,努力提高工作效率。办事拖拉,作风疲沓,时间观念不强,是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念,增强只争朝夕的紧迫感和责任心。切实做到日事日毕,急事急办,特事特办,及时完成领导交办的、职工要办工作。

 

  “一博”,即博学。办公室工作千头万绪,涉及面广,标准高,要求严,这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识及各项法规政策。要做到这一点,没有捷径可走,必须勤学苦练,博采众长,使自己成为复合型人才。只有知识积累多了,知识面宽了,理论功底扎实了,才能提高“谋”的层次和质量。“两勤”,即腿勤、口勤。办公室人员应经常到各部门走走,遇事多问问,有用的资料多记记,别人的意见多听听,做到心中有数,这样做起工作来才能得心应手。还要做到“三心”,即耐心、专心、细心。服务是办公室的一项重要工作,做服务工作一定要耐心,要有礼貌,热情周到,不摆架子,尽量让人满意。做工作时要专心,不能三心二意,要仔细研究,能够深入进去。平时工作中还要细心,多观察,多思考,自觉找工作中的不足,以不断改进工作服务质量,提高服务水平。

 

  三、要有“超前”意识,有效发挥参谋助手作用

 

  强化参谋助手作用,履行参政议政职能是衡量办公室工作水平的重要标志。领导者经常要面对复杂的矛盾和难解的问题,办公室工作人员就要积极发挥参谋助手作用,尽力为领导排忧解难,就是凡事要想在先、干在前。“想在先”,就是要立足当前谋长远,想在领导构思之先,谋在领导决策之前,要通过调查研究、收集整理各方面的意见,为领导决策提供信息和建议。“干在前”,就是要善于围绕领导的工作意图,对工作中暴露出的问题及时进行总结,提出补充调整意见,帮助领导理顺关系,化解矛盾和问题,对看准了问题,要敢于向领导提出建议,当好参谋搞好服务。只有这样,办公室的各项工作才能从无序走向有序,从被动中赢得主动。工作要超前,就必须认真做好信息、调研等工作。一是及时、准确地向领导提供信息。要坚持为生产经营、为改革发展、为领导决策服务的思想,认真开展信息工作,负责信息工作的同志,要留心听、留心看、留心记,了解掌握方方面面的情况,准确灵敏反馈信息,当好“耳目”。二是扎扎实实开展调研。要关注“热点”,开展专项调研,瞄准“亮点”,开展典型调研,跟踪“难点”,开展系统调研,围绕“重点”,开展决策调研。通过信息收集和调查研究,对全局工作做到心中有数,对常规工作要提前考虑安排,让工作紧跟领导的工作思路。因此,“超前”既是效率的体现,更是领导科学决策的前提。

 

  四、处理好关系到办公室工作的“四个关系”

 

  (一) 处理好“专”与“博”的关系,既要成为办公室自身业务的行家,又要了解各类知识,做到博学多艺。

 

  企业办公室多数是党、政合一办公室。这种情况下办公室的“专”,是说自身业务,诸如在公文写作、党政事务、文档统计等方面应是相对的专家,应在本单位起主导和咨询中心的作用。说“博”,是指在与企业事务有关的其它方面的知识,诸如预算管理、人力资源管理与企业所在地的人文地理、政策环境等,也必须涉足其中,不能当门外汉。某种意义上说,办公室人员的“博”本身就相当于职能部门的“专”。这样,才能达到办公室工作不仅仅是服务功能,而且是全才。

 

  (二) 处理好“动”与“静”的关系。大家都知道办公室事务性工作多,其实就是每天在办事、办会、办文中度过。这“三办”使办公室在“动”中忙碌不堪。但事情都是人办的,办公室人员的素质是工作质量的第一要素。工作成效如何,往往是为人处事能力的真实写照。人常说“先做人后做事”就是这个道理。我们虽然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求,但也要学会在“动”中干事,在“静”中总结进步,使自己的知识、方法、性格、能力、品格素质适应新形势下办公室工作要求。学会做人,做事就可能事半功倍,的效果;反之,事倍功半,出力不讨好,还可能招惹是非。

 

  (三)处理好“虚”与“实”的关系,既要虚事实做,又要从实事中抽象理性的东西。作为企业办事机构,承担党务、行政、指导职工组织开展有关活动等工作。有些事看起来很虚,但将虚事做实,就容易赢得职工群众的理解和支持。如去年公司发生的职工上访情况,我们如实纪录办理,做好疏导工作,平息了不该发生的风波。

 

  (四) 处理好“忙”与“闲”的关系,既要忙而不乱,又要在相对轻松时注意平峰填谷。忙与闲都是相对的,办公室工作不应总是显得忙,像是一条没有弹性的直线,而应是一条张弛有度的曲线。首先要加强工作的预见性,每年的工作会、职代会的材料可以预知的,其它工作尽量避免和可以预见的工作。平时多观察、多积累,有事就不用临时抱佛脚。其次要分清主次,要以主要精力、干好最重要的工作,同时处理好大量的一般性事务性工作。

 

  五、如何把办公室工作做得锦上添花

 

  (一)注重效率和质量,不断提升自身素质

 

  要想提高办公室工作效率和质量,就需要从以下几方面努力:一是要加强机关效能建设。一定要养成今日事今日毕,急事急办,特事特办的习惯,不管在什么情况下都不能拖拖拉拉。二是要提高工作质量与标准。办公室工作从内部来说面对的是领导、部门和员工,从外部来说面对的是公司往来单位、各部门,其工作和服务质量的好坏不仅影响领导、部门、基层工作的运转,而且影响到企业的形象乃至企业整体的正常运转。因此,我们努力把办公室的每项工作做到又好又快。三是要加强工作作风建设,办公室工作十分繁杂、辛苦,也十分敏感,容易让人误解。因此,在办公室工作中要严格按各项管理制度、按规矩和程序办事,不能自作主张,自行其事。

 

  (二)要营造舒畅和谐的工作氛围

 

  公司办公室综合事务多、人员少、压力大,工作比较繁重,长期如此,必然会身心俱疲 , 不仅损害身体健康,工作效率也会下降。因此,坚持劳逸结合,工作时全身心投入,休息时尽情放松,营造一种舒畅和谐的工作氛围,也是做好办公室工作的重要因素。定期组织部门职工举行交心谈心、学习交流等活动,通过活动增进了彼此沟通,融洽了彼此关系,促进了和谐部门的建设。实践证明,职工在这样一种和谐氛围中工作,更利于调动工作的积极性,激发创造性,增强团队协作意识 , 工作效率会更高。

 

  (三)锐意进取,不断加强自身学习,努力提高业务能力 办公室人员素质。办公室工作人员,是公司领导的左膀右臂,直接影响到领导的工作效率。不仅工作态度要好,善于处理各方面的关系,而且自身的能力、水平要高。要做一名优秀办公室管理人员,首先要发挥主动性和积极性,不要像个闹钟,扭一下,转一下,有问题要自己寻求答案;其次要有较强的组织和表达能力,多思考,说话、做事要有分寸,又要有水平;最后要有耐心。办公室工作很繁杂,可以说是千头万绪。比尔.盖茨说过,“办公室人员要能胜任公司的各种复杂的工作而不厌其烦”。因此,必须不断学习,提高自身的业务素质。

 

  (四)坚持不断创新,逐步完善工作机制,反对因循守旧 创新是办公室工作的持久动力。办公室工作要善于找到和找准全局工作的突破口,在创新上下功夫。办公室工作包罗万象,信访企业和谐工程,规章制度制定和执行等等,制高和创新点很多,关键是要不断解放思想,勤于思考,勇于实践。

 

  六、结语

 

  总之,办公室管理人员只有加强学习,进一步提高对办公室工作特点和规律的认识,自觉围绕中心工作努力创新管理机制,拓展服务领域,提高工作效率,才能真正做好办公室工作,才能为企业的。

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